如何做好年鉴资料的收集和整理工作

如何做好年鉴资料的收集和整理工作

资料是编撰年鉴的基础，是一切精神产品不可缺少的原材料。占有大量、全面翔实的资料是编撰年鉴的先决条件。因此编撰年鉴必须舍得花费大气力和足够的时间进行此项工作。特别是年鉴条目基本拟定以后，资料工作就成为一段时期里的中心任务。

马克思曾经指出：研究必须搜集丰富的材料。马克思为了写作《资本论》，阅读了一千五百多种书籍，摘录、笔记达一百多本。这对于我们编鉴人员来说，无疑是十分重要的指示和效法的典范。古人说：无征而不信。如果不首先做好资料的收集、鉴别和整理工作，编撰年鉴仅是一句空话。如果没有大量新资料，就不可能写出一部合格的新年鉴；如果没有大量、全面、准确、典型的新资料，就很难写成一部高水准的年鉴。

正因为年鉴保存资料多，通过资料，我们才能窥见一个地方发展史迹。所以，资料是维系着年鉴的生命，成也在资料，败也在资料。在一些年鉴中，因资料收集残缺不全，或者是误用了一些失实资料，不仅影响了年鉴的质量，而且造成负面影响。所以，做好资料工作，对于编撰年鉴意义是重大的，我们一定要高度重视。

一、如何收集资料

年鉴既是以一定体例，反映一定行政单位，一定时期的政治、经济、文化、军事、自然现象和自然资源的综合著述，相当于地方百科全书是精炼资料大汇集。资料收集工作是很关键又是一种基础性的工作。必须扎扎实实，有计划、有步骤地进行，任何投机取巧，企图省力省事的做法都是不可取的。

（一）明确收集资料的时间，范围和分类

1、收集资料时间。按来办（2003）209号文件规定，编撰这部年鉴上限和下限是从1996年~2003年，时间跨度8年。因此，收集资料的时间也是从1996年开始到2003年止。也就是讲要全面地、系统地、完整地收集8年以来各单位、各部门完成工作情况和有关数据。但要指出一点的是，从1996年~2003年8年时间有关情况和数字还要包括原柳州地区九县一市，来宾市是从2002年12月28日挂牌成立，到现在也仅有一年多时间，如果不处理清楚，数据和情况很容易混淆，年鉴的质量也不高。对有关情况和数字的处理，还是要分开进行收集。原柳州地区的情况和数字就从1996年~2002年12月止，综合收集这7年资料，综合撰稿；2003年的资料就单独收集、单独撰稿。这样做资料收集线索清楚，脉络分明，写起来也容易，这也是对历史高度负责的具体表现。

2、收集资料范围。编写年鉴所要收集的资料，在范围上便有地区性，时间性和全面性的特点。地区性，系指以收集本地区即所要编写的年鉴的地区范围为限。前人修鉴极重视此点，认为弄清年鉴所要包括的地区疆域乃是编鉴的前提，不要不分内外而漫无边际地进行收集。即使收集外地区的材料，也不过为了供作参考或为提供对此材料而已。时期性，系指以收集年鉴体例所规定时限以内的材料为主，并本着详近略远原则进行取舍，但有关探本溯源、记述兴革演变方面的资料，则可以向上延伸至地区建臵开始的时候，就此也只须扼要地述及即可，不必占过多的份量。全面性，或叫广泛性，则指所要收集的资料必须包括本地区自然社会、人文各个方面，上至天文，下至地理，人文、风尚无所不包，举凡政治、经济、军事、教育、科学、文化、民族、宗教、人物、方言、名胜、古迹……。只要对自然和社会发展有所考察价值的资料，均在征集范围之内。可见年鉴所需资料范围之广泛，内容之丰富。至于具体的收集范围则往往可以拟定征集纲目或收集提纲的方式加以提示。《来宾市年鉴》包括：基本情况（总述），政治、人大、政府、政协、人民团体、民族、宗教事务、人事、机构编制、民政、外事、华侨事务、信访、行政审批、机关事务、法制、军事、城建、国土资源、环保、工业、农业、交通运输、信息产业、国内贸易、对外贸易、市场、旅游、财政税务、金融保险、经济管

理与监督、中介管理、文化、教育、科技、卫生、体育、社会生活、各县（市、区）概况、人物、地方法规、规章选编、附录等43个条目。并且每一条目都有具体的分目，也是收集资料收集提纲，在提纲的统驭下明确收集目标、分工、进度、方法、以及轻重缓急次序，争取做到事半功倍之效，力求避免重复、混乱和无效劳动。

3、资料类型。年鉴体例是条目体，一事一条。有综合性条目、单一性条目之分。以条目来确定收集资料的范围和内容，这是编写年鉴重大突破。按照资料来源可分为三个方面：一是文字记载资料，二是口述资料，三是实物资料；第二种分类包括入书资料和背景资料、考证资料、参考资料等四种类型。入书资料是主要资料，背景资料、考证资料、参考资料都是辅助资料。入书资料是指全部写进年鉴的著述资料，是经过精心筛选加工而成。这种资料也叫做主体资料和要素资料，这种资料要求是全面的、系统的、完整的，必须包括有五个要素。即：时间（指事情或事件发生在何年何月何日何时）、地点（准确无误的地点，有时还注明原名或今名），事主（事情发生的经过，有始有末）、人物（当事人的姓名、性别、身份和职务，不能笼统称同志、先生和女士）、原因和结果；背景资料是指对事态发生、发展、变化起着重要作用的历史条件和现实环境的的资料，这种资料用不多，但起到重要作用；考证资料主要用于对某些有争议的重大事件或人物进行考证，一般不入书。比如麒麟山人的来历，就要到实地考察，翻阅有关档案材料，不然，就不懂得麒麟山人到现在已有2~3万年，处在旧石器时代。还有传说杨贵妃是容县人，就要有大量的考证资料作证明。不通过考证，就不能得出准确的结论；参考资料就是指作参考的材料。入书资料和辅助资料都是相辅相成的。

（二）收集资料前要处理好四个辩证关系

1、可靠性与可信性关系。可靠不等可信，而可信也必须可靠。可靠性与可信性是两个不同概念，可靠性是指资料来源有根有据，记载摘录无误；可信性是对资料分析、考证、求真的结果，是资料准确性的更高层次。因此，可靠的资料不一定可信，而可信的的资料必须有事实和科学依据，不能主观推测，妄加臆断。如：1957年，有一个县一个公社一农户有1.12亩水稻收干谷3087斤，折亩产2756.3斤，资料来自自治区档案馆，并附有当时县委和地委联合调查组的调查报告，应该说是可靠的，然而从当时广西水稻生产水平及品种特性等方面来分析，这一事实缺乏科学性，资料是不可信的。所以在收集资料时，要认真细致，科学地分析资料，发现问题，推敲质疑，考证鉴别，使资料既可靠又可信，准确无误。

2、全面性与典型性关系。资料既要全面完整，又应力求精练、典型，具有代表性。全面性概括而言，即"纵不断线、横不缺项"。但并非将包罗万象的资料兼收并蓄，才能算全面完整。因为年鉴篇幅有限，一个条目连标题加释文是500-1000个字，必须惜墨如金，将时间和空间进行高度浓缩和精练，遴选典型的，也能说明问题的，具有代表性的事物，来显示一方的概貌和历史发展的轨迹，达到"滴水见太阳"的结果。如写农作物栽培技术，往往从整地播种到收获加工，逐项评述，以示全面完整，结果形同教科书和科普丛书。又如有的篇章将历次会议及发布的文件，按年序列入，以求资料齐全，也无必要。应择其对事物发展起伏有密切关联的资料入书。如植物保护与各种农作物单元均涉及到病虫害。这些病虫害是我们这个地方发生多而重的典型，很有代表性的。至于一些小作物的病虫害覆盖面积较小，则在各自单元中略书一笔。全面性与典型性资料，难免不出现交叉重复资料，所以，我们要分辨主次，进行删补，要从不同角度，进行科学处理，使资料归属得当，符合各条目的完整和典型性。

3、宏观与微观的关系。既要从宏观上反映资料整体特征，又应在微观上有具体资料的著述。年鉴要从宏观方面抓住地方的总体特征，把握事物兴衰起伏的主线，显示事物变化的因果关系和历史发展脉络，但同时也需要有微观的具体资料和统计数据，才能言之有物。反之，在浩瀚的资料面前，如果忽视宏观的整体性，只重微观事物的记述，便会出现类似史料汇编和统计表册，使读者只见树木不见森林。在编撰时，要把握为整体格局，突出地方特色。比如，水果，有人曾把水果归属于经济作物篇（因水果确属一种经济作物），后来考虑水果是我们这个地方一大优势，种类很多，内容丰富，在经济作物篇中只作为一章，则许多重要果树必降格为节为目，这样就不能突出地方优势特点，又将造成章节内容不平衡。所以要把水果升格为一个篇，与经济作物 篇平起平座，既在宏观上突出了地方特点，又在微观上提供了众多重要果树记述适当篇幅。微观记述也要掌握分寸，防止繁琐细微，减少不必要的图表，用简练文字概括记述，既压缩了篇幅，也增强了可读性。

4、观点与事实关系。寓观点于事实之中，编鉴修志必然要有一定的立场和观点，但要实事求是，述而不作。因此，不能以观点去代替和渲染事实，而要用事实去彰明观点，用事实为资料来说话，要寓观点于记事当中。那么记述事物时便应考虑该事物是否反映了正确的、科学的观点。有一个例子： 茶叶 ，条目： 文化大革命期间，在农业学大寨的号召下，掀起到荒山野岭开辟茶园的运动，群众干劲足，热情高，全区茶园面积一跃而达3万公顷，是有史以来茶叶面积最多的时期。这段记载确是事实，给人们印象是?文革?对生产力起了促进作用。但是，历史的真实面貌是：搞运动式的一哄而起，不讲科学、盲目蛮干的行为，并不能真正的推动生产力的发展。后经证实，当时种下120株便算一亩，余下的亩产也只有20-30斤，3万公顷的茶园没有取得应有效益，形式上的面积数量不足以代表生产力实质性发展。所以这段记述删除了。有时为了阐明因果关系，以已有定论的正确观点?画龙点睛?一笔，也是可以的。如在?蔬菜?条目中，?文革期间，农村政策受‘左’的思想影响，批判社员把自留地搞商品化，把自留地种植的作物当作资本主义‘尾巴’割掉，并在片面理解‘以粮为纲’的思想指导下，各社队的蔬菜基地，大多改种粮食，全区蔬菜面积比以前锐减，1971年公有33.17万亩……?这段文字虽夹杂一些观点，但以当时的实际背景为事实，素描一笔，明确揭示蔬菜面积锐减的主要原因，还是顺理成章的。

（三）收集资料前还要做好以下三个方面工作

1、要认真研究设计年鉴条目，以条目来全面统揽收集资料的计划和提纲。来办（2003）209号文件，1996年~2003年《来宾市年鉴》条目框架、基本选题和撰稿分工，都规定各单位、各部门设臵多少条目，这里强调一下，我们不懂得你

们单位工作职能和完成任务情况。因此，规定的条目和分目，各单位可根据实际情况增加或减少，问题都不大。比如宣传部门，大条目是?宣传?，分目中我们设有?概况、专项宣传活动，十六大精神学习与宣传，理论教育，新闻舆论，思想政治教育，宣传信息调研，对外宣传，干部队伍建设，主要活动，重大举措施，重大成果?等。这些分目中，有些是已做的工作，有些是没有做这个工作。所以，要结合实际增加或减少分目。有的部门我们只设：?概况、主要工作、重大活动、重大举措、重大成果?等分目，我们确实不了解部门完成哪些职能工作，只能设臵这些分目来给部门参考，形成书面材料或者入书时就不能这样写做。要根据工作职能、任务情况设臵条目。在收集资料前，要求编写人员要知道自己所编的书是什么样子，用什么体裁，设臵多少条目，需要什么资料。要根据条目来设计制定收集资料提纲。条目和资料是相辅相成的，有了条目才能明确收集资料目的和范围；通过收集资料和研究资料，才会发现初步设计的条目不够完善，才能据实加以修改，并根据修改条目，再去补充收集资料。

2、要统缆全局，周密计划，明确编写年鉴对各种资料的具体要求。编年鉴不仅需要大量入书资料，还要有各种背景资料、考证资料、参考资料等辅助资料（前面已经介绍），收集资料要做到心中有数，列入收集计划，以免漏收。

3、要进行调查研究，弄清资料所在的地点和范围。也就是资料源，定好条目，做好计划，有的放矢地收集各种资料。资料源是很多的，有本单位档案，其他单位档案、图书馆、档案馆、电视、广播、报刊、民情社情机构公布数字和情况，发函征集等等，这些都是资料来源之地，所以要做好调查研究，有计划有步骤进行。

（四）收集资料的方法

前面已经讲到了资料分类、收集资料要处理好4个关系，收集资料前要做好三个方面工作等等，都是为了收集资料打下基础工作。怎样收集资料？收集资料工作讲起来简单，做起来就不容易了。收集资料方法，以我个人体会，应该在条目设定以后，在条目框架指导下，一步一个脚印地进行收集资料工作。收集资料前，首先要明确：1、以条目为线索收集资料（前面已介绍过）；2、成立收集资料小组，分工负责，密切协作。小组成员当然都是单位的行家里手。人员不够可以聘请退休老干部参加收集编写。像市物价局，它就聘请兴宾区区志办提前退休老秘书负责这项工作。市审计局聘请了几位已退休的老领导来负责这项工作。这些老同志有一定文字功底，经验丰富，也很乐意干，那不是一举两得了；3、

召开各种座谈会，把收集的有关材料公布，广泛听取知情者意见，当事人的意见。1996年~2003年时间跨度8年，不开座谈会，不访当事人、知情者，收集的资料是不全的，很容易出现错漏遗忘现象。就会影响入书资料的质量；4、由近及远，先易后难，选准切入点，扩大收集资料的突破口。先收集容易资料，先查本单位的档案材料，进行摘录；四是向有关单位发函征集，请他们帮助收集或提供线索。沧桑八年，人事已非。有些人已调离原单位，有些当事人已离休退休回原籍，有些材料需要考证，你都得发函给别人帮助提供。要广开收集资料门路，除查阅本单位外，还要查阅有关单位档案。到图书馆、档案馆、科研单位调查收集。还注意利用近年来报刊、广播、电视提供的各种信息，新闻报道、专题评述，热点和焦点问题追踪调查和专题特写都要注意搜集；5、做好资料反馈工作。对人物、事件、重要数据等，形成书面材料以后，都要反馈给当事人看，征求意见，补充修正，使收集的资料更加全面、完整、准确，就可以入书。

要规范地讲，收集资料的办法：一是查阅档案，组织力量进行抄录查阅，写成资料卡片，以备编写；二是调查访问，作好记录、录音和录相；三是发函索取；四是行文征集，把散失在社会上的文物、图书、手稿、报刊收集起来；五是创办刊物，或通讯或资料丛刊，发动群众撰稿，多方面提供线索。

征集资料要做到?三个结合?：即?广征?与?特约?结合；查档与走访结合；条条编史与块块编鉴结合，层层发动，众手取材。同时，还可以采取下面几方面：1、事先各有关单位沟通渠道，互相提供资料目录索引，彼此合作，提高工效；

2、收集资料时注意先远后近，先内后外和先?活?（资料）后?死?（资料）这三条关于轻重缓急的规定；3、收集资料后及时组织科学管理和利用，做到统一规划，互通有无。所谓先远后近，即先找少见的早期资料；先内后外，即先清理本部门、本地区的文书档案；先活后死，即先抢救活材料。

具备什么条件，才算资料征集基本完成呢？1、该查阅的资料，尽可能查阅了；2、该抄录的档案，尽可能抄录了；3、该访问的口碑，尽可能访问了；4、该实地勘查的地方尽可能勘查了。从内容上看，1、纵不断线；2、横不缺项；3、考证翔实；4、具备特点。

二、如何整理资料

收集大堆资料上来以后，要把这些资料加工整理编成一部书，就涉及到资料整理问题。资料整理工作是很关键一着。在收集好资料上来以后，还要做好三个工作。

（一）整理资料四个原则

要善于识别资料和选择资料，不能眉毛和胡子一把抓。不善于识别资料，什么都想抓，结果收到资料一大箩，有用的却不多。更严重的是误用了一些失实的资料，造成年鉴质量低下。所以，在选择资料中，应该把握以下四个原则：一是在同一类资料中，要选择最真实可信、最具有权威性的。比如收集各种数字。要弄清这些数字的来源，来历不明的数字最好不要。都有来源，但来源不同，一种是使用单位临时统计的，一种是统计部门统计的，两者有差异，应选择统计部门的，因为统计部门的数字是经过综合平衡得出来的，属全局的数字，可靠性比较高；二是同样的资料，有新的旧的，新旧都出自同一部门，但两者说法不一样，前后有矛盾，就应该选择最新年的数字；三是在众多的资料中，有原始的第一手资料，有间接第二手、第三手资料，遇到这种情况，应当选择原始第一手资料。因为间接资料经过多次转录和使用，往往走了样、变了味；四是在选择资料中，还要考虑编纂年鉴的需要，有目的地选择具有典型性和普遍性的，最有地方特色的，这样才能更有效地提高年鉴的质量。

（二）资料摘录的方法

抄录资料必须一丝不苟，不能有半点差错。资料都是从四面八方收集起来的，其中有相当部分是从各种档案、图书、报

刊上一点一滴抄录下来的，稍有不慎便会出现差错；误用差错的资料，还会以讹传讹，造成恶劣后果。要保证资料收集的质量；一是要将资料抄写在专用的卡片上，一事一卡；二是摘抄资料要忠于原文，不能自行删改，抄后还要核对原文，原文如果有错，可以加注说明；三是同一事物有几种说法，要分别抄录，几说并存，不能随意选择其中一种；四是一定要注明资料来源和出处，包括书名、作者、版本、卷页数、收藏单位等；五是如属口碑采访资料，要写明被采访者的姓名、年龄、身份、住址等。

（三）资料的整理

资料收集到一定程度后，即要进行分类整理。整理资料有以下几个步骤：1、编号登记；2、建卡归类；3、资料汇编。整理目的，一是检查所收的资料的广度和深度，再根据需要，及时补充；二是便于保管和利用。登记和整理资料的方法可以多种多样，一般有簿式登记和卡片登记两种。所谓簿式登记就是根据资料情况，采用分类登记本进行，如资料登记本、文献资料登记本、口碑资料登记本、实物登记本等。分类方法，可按条目所需资料来分类，可以按时间顺序来分类，可按资料的主题来分类。所谓卡片登记，就是采用卡片式的登记方法，类似图书馆的图书卡片。采用这种方式可将资料种

类分得更细，查起来更加容易。

（四）资料进行公示

对入书资料进行公示。如人物、重大事件登报公示，写明截止时间，这样做便于社会监督，减少编书失误。

（五）编好资料长编

编写资料长编。这是收集资料阶段最后一道工序。所谓资料长编，就是将收集到的原始资料加以筛选，核实后，按年鉴条目进行分类，然后按照?竖写始末?的原则，以时为序，对资料进行系统的编排，并一一注明每条资料的来源和出处。它不是一般的资料汇编，而是按照篇目要求，将入书资料逐一进行有序的定位，对号入座。所以，资料长编实际就是年鉴的雏型。编写资料长编的好处：一是使资料工作做得更加完善。年鉴对资料要求是：齐备、翔实。纵看始末起伏，脉络分明；横看有点面，体现本质。只有将资料按条目一一对号入座，才能看出我们收集的资料是否齐备和翔实，资料不足就要及时补救，编写资料，是对资料进行一次全面整理和检查验收，既完善了资料，又消化了资料；二是有了资料长编，撰写时就不用边写边找原始资料，使撰写工作变得又快又好；三是编写资料长编，有利于年鉴的总纂、审查、修改和出版；四是可以充分发挥史料作用。

资料长编有三种：一种是把原始资料一事一卡的记载，按年鉴条目和时间顺序汇编；二是对原始资料作进一步加工整理，按条目编排出来；三是指按编纂人的观点和语言写出来，并注明资料出处，这实际上已接近初稿。在现代条件，任何一个专业、部门、学科的历史和现状，资料汗牛充栋，要收集的资料少则几百万字，多达一、二千万字的，如何把这样宏富的资料，凝炼成为三、四十万字的书稿，那是很有讲究的。年鉴虽是资料书，但不是简单的原始资料的汇编或纂辑，而是资料性的著述。它要求编撰者详尽地占有资料，消化资料，在忠实于资料原意的基础上，用自己的语言把它严谨地、科学地、系统地记述下来。基于年鉴特点，要把大量的资料化为一部年鉴就必须有一个科学的工作方法和程序，那就是做好资料长编。

首先，资料工作可以做很长时间，总有资料可收，而我们又不能老泡在资料收集阶段。但怎样才算资料收集齐全呢？光凭资料字数繁富，做的卡片多少，是不能作为标准的。这就有赖于资料长编的整理：将已经搜集到的、上卡的资料，先分分类，按制定的年鉴条目，使之对号入座，检查出是否有缺项，是否有断线；每个条目的历史和现状，资料是否齐备；

事物发展的兴衰起伏，阶段性、规律性是否清晰，因果关系能否显观；几说并存或某些传说口碑资料，进行一番鉴别考证。资料经过整理成为长编后，资料工作进行得如何，是否能开始入书编撰，也就一清二楚了。

其次，我们掌握了资料，必须对资料进行梳理加工，消化反刍，使死资料变成活资料，使我们对资料的把握、认识，实现一次从感性到理性的飞跃，做到全局在胸，才能顺利地进行入书编撰。不然，在一大堆乱糟糟的资料面前，就贸然进行编写，必然会顾此失彼，不得要领。就是几万张卡片的翻检查证，也将不胜其繁，吃力不讨好。做资料长编，就可完全避免上述弊端。因为资料经过粗梳分类，精梳编排，归纳加工，概括记述等步骤形成为长编后再动手编撰入书，就会水到渠成，有一泻千里之势。搞好资料长编，也就完成了年鉴编写的一半任务，确是经验之谈。

再次，年鉴质量的优劣，最终取决于资料是否真实可靠，是否科学系统。这要要求我们在编写年鉴之前，应对全部资料进行严肃认真的考证鉴别，以去粗取精、去伪存真。做资料长编，就包含了这项工序。选入长编的资料，一般都应经过鉴别和选择，做到确有存史价值。对多说歧义的资料，应通过各种方法加以考证。对口碑传说资料，应特别慎重，尽可能核实，确保准确可靠。基本资料要求丰富、精炼，背景资料不能缺，考证资料要并存。收入长编的资料，力求使用第一手的，必要时补以第二手、第三手资料。经过这样整理加工的资料长编，就为编写年鉴提供了可靠的依据。

做资料长编，是前人的成功经验。特别是对编撰年鉴这样卷帙浩繁的资料性著述来说，更须坚持。做资料长编，是编撰年鉴的一个重要环节，一个必经阶段，是合乎编纂年鉴规律的成功经验。应该明白，所谓做长编?费时费工?，是整理鉴别资料的需要，是编纂年鉴的需要。所以，这并非无效劳动，而是科学的编撰年鉴的方法和程序。

档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况
适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据
另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础
在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，
以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果
档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式
决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略
不断提高管理效率具有深远的影响
因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

一、积累档案，做好收集
公司档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将公司档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集公司各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
公司应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对公司和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。