ISO文件管控的问题

1. 通常来说,我们是把外来文件和法律法规分开管控的,法律法规分为两个,一个是清单,就是我们识别出来的所有适用我们组织的法律法规,然后就是对识别出来的法律法规进行评价,这个通常会建立一个评鉴表,对法规中涉及组织活动的部分摘录出来,都完成后上传这份文件给公司所有主管审核确认(我们公司有这个文件审核系统,如你们没有建议发邮件通知确认),这里面需要确认一个识别评价法律法规的频次,我们现在是每季度一次.
2. 外来文件不一定需要编号,这个你们可以自己规范,至少标准没有要求,我们对外来文件的管理办法是,首先确认会收到外来文件的有哪些部门,然后在我们体系小组内部建立一个窗口,负责收集这些部门会接收到外来文件(要事先与这些部门沟通,确认职责权限),在收到文件后登入外来文件清单,然后附上文件传阅单(上面有这份文件所涉及到的相关部门,审核意见,传阅单要记得管代最终审核),传阅结束后收回存档.
3. 文件新增需要申请单,我们现在用的’文件新增/修改/废止申请单’,上面有申请部门,申请文件名称,申请编号,申请新增/修改/废止内容,是否涉及到其它文件,需要会签哪些部门,适用哪些部门,分发到哪些部门,申请原因.我们做的是,只要你新增/修改/废止一份文件就对应一份申请单.
4. 外来文件通常不需要单独做一份程序去要求,我们都有针对4.4.5’文件及资料控制’制定程序,直接就在那里面说明就可以.
以上,是我的看法及一些做法,有啥问题再聊了.赫赫

1 分类编号，做一个清单就好了
2 可以重新来，不可以不加编号
3 不需要申请单，可以写在一张上
4 不需要，文件管理程序就够了