第一章 绪论
1、现代秘书是主管官员的一位特殊助手，在党政机关企事业单位协助领导掌握情况，研究方针政策、联系协助各有关方面、进行文字处理的一项辅助性职务。
2、秘书工作社会职业化的重要意义：
A、用系统化条理化的理论使秘书工作科学化、规范化、制度化，指导实际，从而提高质量开辟专业化培养秘书人才的道路。
3、秘书学研究对象：秘书活动，秘书人才，秘书机构，秘书工作
第二章 秘书工作总论
4、秘书工作独特之处：从属于领导（上司、雇主），为其提供综合性服务
5、秘书综合协调作用中的科学化有机组合：
善于协调各职能部门的功能目标，彼此分工协作，以达到整体的共同目标。
6、新时期秘书工作的指导思想：
A、做好“三服务”：直接为本单位、本部门领导服务工作（直接、经常）；为本系统关
系到的各级领导服务；为人民服务（根本性）
B、四转变： a从偏重于简单的办文办事，转变为既办文办事又出谋划策（思想性）
b从简单的信息收发传递，转变为既收发传递信息又综合处理信息（对所收
集的信息分析研究，经综合归纳提出新信息）
c从单纯经验办事转变为实行科学的管理
d 从被动的服务转变为力争主动服务（提高工作预见性）
第三章 秘书机构设置、人员配备
7、秘书机构性质：处于领导层与职能部门之间，为领导工作提供服务的综合办事部门
8、秘书机构自身组织形式：
A、集中型：把机关全部秘书工作放在一个部门---适合较小机关、基层单位
B、分散型：把秘书工作分散在机关几个单位
（相对独立性质--机关统一领导下的分散管理）
C、混合型：部分秘书工作放在中心单位，其他大量工作放在机关其他单位
（机构多层次、管理事务庞杂）（适合大、中机关）
（减少中心机关部门压力，提高办文办事效率）
PS：选择关键：根据所在单位情况，从提高工作效率、发挥人员作用出发
9、秘书部门设置的基本原则：
1、构成行文单位的原则；
独立负责部门（由上级颁发公章，有自己行文权限）
配备一定数量的常驻领导干部和办事人员
有一定数量的收发文件
2、分级管理原则；
领导与被领导：本级机关及本级下秘书机构
指导与被指导：上级秘书部门对下级秘书部门
3、精干高效原则
注意：根据职务需要确定机构规模；部门分工合理；职责分明；层次简明
10、秘书部门内部分工合理的方法
A、合理地确定机关内部的人员结构B、实行定编定员C、不断提高秘书人员素质
11、秘书业务人员群体优化？
1、使各类人员保持适当比例
2、根据工作需要合理配备业务人员，秘书业务人员群体优化，调配科学合理。
根据全局工作的需要，根据全局工作的性质，针对秘书业务人员自身业务情况（智能结构、品德修养、年龄、身体、性格、气质等特点）选择发挥每个业务人员的优势、特长的最佳配备方案。
第四章 秘书人员素养
12、秘书组织管理能力中的独立办事：组织管理能力的核心
A、善于联系、关心、团结人；B、熟悉沟通、办事渠道；C、遇事沉着冷静、灵活，
办事高效、利落；D、头脑清醒；E、善于区分轻重缓急，合理安排时间、空间，有条
不紊处理事务
13、秘书与领导特殊的业缘关系、首属性（工作上服务关系，事业上一致关系）与强制性（组织上上下级从属，工作上服务）
13、正确处理与领导的关系
A、避免发生矛盾：适人--与特定领导交往时，根据服务对象自身特定情况因人而异
择地--与领导交往，沟通选择合适的地方、场合、身份
合时--与领导交往沟通时，选择合适的时机（心情轻松，气氛好）
得法--与领导交往沟通时，选择适当的方式（间接为主）
（先褒后贬法；征求意见法；激励信任法）
B、发生矛盾时：锻炼自制力，冷静客观地处理与领导间的矛盾
14、全方位多功能新型秘书：多种能力兼备，工作适应面宽
第五章 秘书辅助决策工作
15、科学决策、经验决策及其主要区别
A、经验决策：以少数领导人经验做依据
特点：a经验依据，主观片面;b个人参与，专断；c感情色彩，随意
B、科学决策
特点：a主观调研，以充分、准确的客观材料做依据---客观性
b多人参与---群体性
c遵循严格的程序，有法律权限---限制性
16、科学决策程序的主要环节
A收集信息，发现问题，确定决策目标
B设计、拟定解决问题的备选方案，用现代化手段对各备选方案进行论证。要从不同途径和角度拟定多种方案。
C决议：众多人民主讨论，反复权衡，对比各方案利弊得失，选出最佳方案
D执行
E反馈决策实施信息（调整修改、做追踪决策、上报执行情况）
17、秘书怎样做好科学决策各环节的辅助工作
A协助领导调查研究，发现需决策的问题
通过调研充分揭示出工作实际中各种矛盾
B为决策提供可靠的数据、信息、资料
a、 包括经典理论、上级的方针政策（政策性信息）
b、 集中处理处相关信息（数据图表及其分析）
c、 提供一些与决策目标相关的历史事实资料
C协助设计决策的备选方案
三种情况：a、领导着自己设计（提供可靠的材料信息，帮领导起草可行的研究报告）
b、由秘书部门直接设计（要求秘书对具体时间、事物进行更深入的分析，设计几个备选方案）
c、专家研究重大决策方案（了解情况，秘书要协助领导选定专家机构，了解机构，全面评估咨询机构的实力，比较选优，确定合作关系。）
D辅助领导抉择（注意辅助抉择决策备选方案的分寸）
要求：主动客观的提供相关情况，不可干预领导下决心。
E协助领导组织决策方案的实施
F反馈决策实施信息，协助领导者采取措施，纠正偏差
收集反馈关于管理全局的控制点信息，重点监测例外情况（a、决策本身某环节失误 b、管理工作的漏洞 c、实施决策的重大干扰）
第六章 秘书信息资料工作
18、秘书信息资料工作的中心任务：利用信息资料为领导工作服务
19、秘书信息资料工作的关键问题
A熟悉自己的信息家底，有所选择的收集、积累信息
B熟悉领导，主动为领导管理工作及时提供使用的信息资料
C绝对真实，准备全面
20、秘书收集对路信息的着眼点
对路信息指对领导有用的信息（政策性信息，战略方针性；代表性信息，以点带面，“小”中有共同性、倾向性、苗头性的问题）
全面性信息资料；
与本单位业务相关的直接性信息资料；
在掌握稳定信息基础上掌握流动信息
21、秘书信息资料的环节性处理工作的做法
A筛选核对，使信息更精炼准确（对收集的大量原始信息进行初步分析研究，留下内容新颖、有价值有用的信息--精炼；对留下的有用信息进行校验核实，确保真实性--准确）
B综合分析，提炼加工---开掘信息的深度
C编制短小精炼的信息资料（方法：摘要式；分析式；综合式）
第七章 秘书调查研究工作
22、调查要注意坚持实事求是、边调查边研究的原则
23、传统常用的调查主要方法各自怎么做：
1、普遍调查：对一定范围内全部对象调查
2非普遍调查：选取一定范围内的部分对象进行调查
A、开调查会：7-8人为宜，做好会前准备，掌握会场气氛，注意主持人讲话态度和艺术，
引导发言要自然
B、个别谈话（访问）：选准对象，做好访问准备，讲求调查艺术
C、现场观察法：保持清醒头脑，防止偏见（略看：全面粗看；细查：抓住略看时有代表性关键性的细处仔细查看）
D、重点调查：在一定调查范围内选取重点对象（在总体中起主要的、决定性作用的对象）进行调查
E、典型调查：在一定调查范围内具有代表性的特定对象调查
第八章 公文写作
24、文书、公文与文件的区别？
文书：处理公务形成的文字书面材料，分为公务文书，私人文书。
公文：处理事务记载下来的书面材料。分为通用公务文书、专用公务文书、技术公务文书。
文件：党政机关在公务往来中形成的具备完整格式的公文材料。
25、应用文写作的主要特性、
A直接服务于工作生活；B所用材料须保证绝对真实；C思想内容、基本观点的表述力求直接明确；D有相当固定的文体结构格式；E语言表述有其独到的讲究（a措辞力求准确，不用歧义字词，不用生僻词和简称，不宜用口语；b句子力求完整、客观；c不宜用言过其实、语义含蓄的修辞手法）
26、公文文面格式中所包括的主要项目及其如何拟写
文头
标题
收文单位
开头
主要
结尾
落款
时间
文尾
27、公文撰写中的领会领导意图，吃透两头，写作充实新颖简明扼要公文稿件注意的问题：
A具体明确的领会领导意图（明示性意图，暗示性意图，非确定性意图）
B精心构思（吃透两头，发现问题；草拟写作提纲）
C起草内容充实新颖、简明扼要（注意问题：a既要有情况，又要有分析；b抓住材料特
征，突出重点；c详略要得当；d层次分明，眉目清楚。 e、语言准确简洁、干净利落）
28、常用公文文体写作中的指示性通知、呈转性报告、复杂请示写作
A指示性通知：对重要又具体的事项进行安排，部署时使用
开头：缘由交代，介绍发通知的目的、意义、原因、根据等
主体：具体交代对策的安排部署（基本原则、工作任务、具体措施、注意事项） 结尾：保证通知贯彻的执行要求
B呈转性报告：业务主管的机关部门对工作中存在的普遍性问题进行安排时，限于权限，仅就某问题的解决向上级汇报并提出具体处理建议，请求上级机关批转给下属部门单位参考执行。
开头：缘由、交代报告的背景、目的、依据
主体：报告意见
结尾：特定结述语（以上报告如无不妥，请批转各地区各部门执行）
C复杂请示写作：开头缘由：扼要地讲清提出请示的背景、根据（引出请示问题）
主体：请求事项，围绕所请示事项，
1、清晰明白地提明情况（提出）
2、简明陈述直抒的相关理由 （分析）
3、具体明确地提出切实可行的处理意见（解决）
结束语：以上请示当否请批示
第九章 公文的处理和立卷
29、行文的制度和要求
A建立正确的行文关系；B行文需符合一定要求（不轻易越级行文，注意行文常规，党政分开行文）；C明确机关内部的主要权限；（机关名义发文：方针性全面性；业务部门名义发文：日常事务工作；若对外发文，只能以机关名义发文）D行文要分主次（分清主送单位和抄送单位）；E同级机关可联合发文；F严格控制发文数量和范围，力求精简
30、收文处理程序
1、收文：文件收进、登记、送阅
2、拟办：初步打算，秘书部门负责人对准备交给领导审定的公文提出如何办理的初步意见
3、批办：机关领导就公文如何处理作出批示性意见。
4、承办：有关单位有关部门根据批办意见对来文办理贯彻
5、催办：按办理时间限制对承办人员进行督促，检查。避免拖沓，文件积压
6、办复
31、公文立卷的基本要求、基本方法、立卷的具体做法
A基本要求：遵循公文材料形成的自然规律，保持公文材料之间的共同联系，反映机关工作的历史面貌（立卷目的、标准），便于保管、查找。
B基本办法：科学地区分、整理文件（认真分析每份文件的特征，找出它们之间的共同点），把具有共同特征、联系密切的众多文件组成一个案卷。
C立卷具体做法：
a依据文件特征记录法立卷（6个特征：作者特征；问题特征；名称特征；时间特征；
地区特征；通信特征）
根据文件之间的特征，突出一个主要特征，同时结合二到三个特征组合立卷
适当区分文件的参考价值，分别不同的保管期限来立卷。
b拟写案卷标题，填写卷内条目和卷后备考表
第十章 会务工作
32、会议的特点：有时间限定；人员集中。政务事务集中，矛盾集中。
33、会务工作的指导思想
A充分准备，化解被动，变为服务
B严密组织，分工协作，明确职责，分解繁杂事务
C周到服务，全面设想，实现有效控制
D一丝不苟，保证工作顺利进行，更不能导致连锁反应
34、会务工作的三个阶段
（一）会前准备工作
A 制定会议预案（安排议题 提名与会人员）
B 拟发会议通知（7要素：会议名称 会议期限 会议地点 开始时间 与会人员 入场证明 筹
办会议的联系单位或个人）
C 成立会议筹备班子，明确分工
D 做好报到、会场布置、编排座次等会前具体工作
（二）会中组织服务
做好会见调度六工作 a按会议议程、日程正常进行 b做好大小会议的合理调度 c会议文件的印制、分发工作 d做好生活管理、安全保卫 e 特殊情况的应急、指挥工作 f 做好会议结束时的工作（闭幕演讲词等）
（三）会后管理工作
1）总结工作：对会议的总结，对会务工作的总结
2）安排与会人员离会
3）处理各类会议文件（整理、销毁、立卷）
35、会前准备时的通知交代“七清楚”和分工做好“两对口”
A“七清楚”：会议名称，会议期限，开会地点，开始时间，参加会议人员，入场凭证，筹备会议的联系单位或个人
B“两对口”：a按会议的组织、文书、生活管理、保卫四类内容，使会议筹备班子人员
的分工与会后秘书服务机构人员的分工相对口（人与人对口）
B筹备班子成员与会议预案中的全部项目相对口（人事有落实）
36、会间调度六工作各自怎么做
A按会议议程，日程正常进行；B做好大小会议的合理调度；
C会议文件的印制、分发； D做好生活管理，安全保卫；
E特殊情况的应急、指挥； F做好会议结束时的工作；
补充：
1、秘书工作原则：准确（工作无差错）、迅速、保密（不泄露不遗失）
2、秘书业务人员群体优化：
A、调配的科学化、合理化，根据全局工作需要、工作的性质的需要（综合性）
B、企业对秘书业务人员自身的具体情况（智能结构、品德修养、年龄、身体、性格等特点）
C、选择能发挥每个业务人员优势、特长的最佳配备方案
3、秘书与领导特殊的业缘关系、首属性与强制性
在秘书的人际关系能力中，与领导是特殊的业缘关系，包括：组织上是上下级关系（从属关系）；工作上是服务的关系；事业上是一致性关系；人格上是平等关系。 组织上和工作上的关系具有强制性；并且工作上和事业上的关系具有首属性（运用首属性弱化强制性，即与领导交往频率高，关系密切）
4、文书、公文与文件的区别：
文书：处理事务记载下来的书面材料 公文：处理公务形成的书面材料 文件：党政机关在公务往来中形成具备完整格式的公文材料
立书工作：公文的形成 文书的处理（运转） 文书的管理（立卷 归档）
PS:相关 ：
文书分为a公务文书（具备完整格式的，即文件，国家规定13种；机关内部的事务文书）
b私人文书
公务文书A适用范围普遍的，通用公务文书 B某一单方面专用，专用公务文书
C技术公务文书（设计说明书等）
5、会务工作的三个阶段
（一）会前准备工作
A 制定会议预案（安排议题 提名与会人员）
B 拟发会议通知（7要素：会议名称 会议期限 会议地点 开始时间 与会人员 入场证明 筹
办会议的联系单位或个人）
C 成立会议筹备班子，明确分工
D 做好报到、会场布置、编排座次等会前具体工作
（二）会中组织服务
做好会见调度六工作 a按会议议程、日程正常进行 b做好大小会议的合理调度 c会议文件的印制、分发工作 d做好生活管理、安全保卫 e 特殊情况的应急、指挥工作 f 做好会议结束时的工作（闭幕演讲词等）
（三）会后管理工作
1）总结工作：对会议的总结，对会务工作的总结
2）安排与会人员离会
3）处理各类会议文件（整理、销毁、立卷）
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