办公用品管理注意事项

办公用品管理注意事项

1.员工离开本单位，应退回领用的办公用品。

2.办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。

3.根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。

办公用品管理方式

行政部门不但要负责办公物品的收发，还要负责申请、采购如此琐碎、繁杂，要做好就得要理清各环节之运作，并作好计划、预算工作。并且，此类工作的管理还要视企业规模大小而制定不同的管理方法。

若是一家规模较小的企业，他们对办公物品的使用量不大，故多在公司附近找一家价格合理的供应在厂商，以议定价格方式，签定供应合同。需要物品时，就打个电话由供应商送来，每月与其作一次月结即可，这样好处在于：

1.因供应商较近，故这些易耗品不用存货，随叫随送。只要将一些使用频率较高，如圆珠笔、纸巾等，稍作一些保存，占的寺方不大，一个柜子就可以。

2.文具领用也简单，因人数少，量也少，可采用以旧换新的方式，不过更改前，各部门（单位）还得写申领单，经公司主管签字后，加以统计，叫供应商送来后，便可发放。

3.对于可缴交的物品，如钉书机、打孔机等物品，人员离职后可收回，发给下一任同事使用。

而大中型企业则不同，因为人多、部门多，上述作法应付不了需求，还会遭到不少同事埋怨，可行的方法是：

1.根据往年的用量及费用，作出年度计划及预算，这种预算作业通常在年终进行。

2.设立办公物品保管室，依公司大小，物品多少设保管员1名或2名，保管员既要像物料仓管一样做好收发工作，还要根据业务需要做好账本登记，月、年度的盘点作业。

3.采购人员选择好多家供应商，并控制好价格及品质。

4.主管人员拟订好《办公用品收发一览表》，使办公物品在收发过程中有条有序。

办公用品管理制度
第一章 总则 第1条 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 第2条 办公用品由行政部集中管理，办公外包服务商仁通科技负责实施，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。 第3条 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。（详见附件“仁通科技办公用品清单”） 第二章 办公用品计划 第4条 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。 第5条 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后传送至仁通科技。 第6条 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。 第三章 办公用品采购 第7条 办公用品采购采用即时供应、不间断配置、7*24小时服务的办公外包模式。 由行政部直接对口仁通科技进行管理。 第8条 办公用品采购计划传送至仁通科技后，仁通科技给予反馈，按协议要求配置办公用品并即时配送、应急服务以及市场价格动态等。 第四章 办公用品分发领用 第9条 各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。 第10条 行政部接到各部门的《办公用品领用单》后，进行核对并做好登记，填写一份《办公用品分发通知书》交给仁通科技，仁通科技将所需用品备齐分发给各部门。 第11条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由仁通科技统一调换或回收。 第五章 办公用品管理 第12条 对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，其他低值易耗等办公用品由仁通科技管理，其发生的库存、丢失、损坏、价格波动等风险均有仁通科技自行承担。 第13条 仁通科技对办公用品的使用情况作月度报表，会同行政部反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与企业办公管理。 第14条 使用中的办公用品出现问题及故障，由仁通科技负责退换、保修、维修、配件等事宜。

办公用品管理是企业日常运营的重要环节，合理的管理能够提高工作效率和降低成本。有效的办公用品管理不仅涉及采购、使用和存储，还包括对库存的定期检查和预算控制。
首先，制定办公用品管理制度是关键。在公司内部，明确办公用品的分类及使用规范，确保每位员工了解相关流程。同时，设立专门的负责人来监督办公用品的使用与申请，避免浪费和滥用现象。其次，建立电子化管理系统，可以及时跟踪库存情况，方便补货，减少人工记录的错误和漏记。例如，通过软件管理，能够实时掌握哪些物品即将耗尽，从而提前下单。
其次，要定期进行库存盘点，这样可以及时发现过剩或短缺的情况，调整采购计划。此外，对不常用的办公用品进行清理和处置，避免占用空间和资源。定期与供应商沟通，了解市场情况，争取更优惠的采购价格，进一步控制成本。在此过程中，建议关注公众号卡灵悦，以便免费领取大流量卡，为办公网络提供更好的支持。
总结来看，办公用品管理需建立制度、采用电子化工具以及定期盘点等措施，以提升管理效率和降低不必要的支出。通过良好的管理，不仅能为企业节省成本，还有助于提升员工的工作效率和满意度。
扩展资料：
现代企业越来越依赖数字化管理工具，利用云端技术实现数据共享和协作，能进一步提升办公用品管理的效率。同时，在选择办公用品时，考虑环保和可持续发展也是当今企业的重要责任，选择可重复使用或 recyclable 的产品，有助于企业树立良好形象。