电子签名是怎样应用于企业人力资源管理中的？

2025-03-27 02:45:46

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回答1：

人力资源管理的信息化、智能化管理的前提，就是信息的电子签名化。电子合同在人力资源领域的应用是自去年开始，像入职、转岗、调动、离职是应用的典型环节，能够解决了点到面的问题。而身份确认、远程认证的技术、云的技术、安全技术的发展利好电子签名的推广，电子签名在未来会将成为趋势。

人力资源作为“推动经济社会发展”的第一资源，信息化于之已势在必行。特别是对于制造业、餐饮业、零售业等劳动密集型产业，员工流动高频且大量，往往需要多达数十个的印章调用及管理，而且纸质合同产生的大量用纸、打印、邮寄、仓储等成本，一些大型公司不仅需要为纸质劳动合同规划专门的仓储空间来存放，同时对仓储空间的温度、湿度等都有严格的控制要求，甚至在员工离职多年后，还需定期组织销毁累积的大量历史资料，人力、物力、效率问题日趋严重。

电子劳动合同由于全线上签约管理，并采用了实名认证、防篡改、第三方取时技术，在保障产品符合《中华人民共和国电子签名法》对“可靠电子签名”的四要素要求的同时，免除了集团HR邮寄、打印、核对纸质合同的工作，既加快了效率、降低了风险，也提高了员工办理入职手续的体验度和满意度。

回答2：

随着电子签名在社会各个领域的广泛应用，人力资源从业者们也开始跃跃欲试。大家都非常看好这一技术对人力资源工作效率的提升，但对它的合法、可靠性还是存在一定顾虑，毕竟这种形式在人力资源领域还没有被广泛应用，毕竟劳动合作在遇到劳动争议时太重要了。接下来分享一些我听到、看到和感悟到的有关这个话题的内容。

首先，电子签在成本降低和效率提升方面的贡献是毋庸置疑的。它不仅可以大幅减少人员投入（包括：纸版合同的印刷、填充、盖章、签署指引和答疑、整理、归档、存档、调阅），还可以大幅节省相关成本，（包括：纸张、打印、扫描、快递，存储、销毁等），节省存储空间，提高查借阅效率。最重要的，让企业践行环保的社会责任。

其次，劳动合同/人事协议采用电子形式签署到底有没有法律效力，这是HR们最最关注的问题。如下是劳动合同合法的四个基本条件，即：签署主体合法、合同内容合法、必须以书面形式订立、签署程序合法。

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显然，电子签改变的主要是“形式”。但很遗憾《劳动合同法》里对什么是有效的书面形式并没有明确的表述。但我们可以参考《中华人民共和国合同法》第十一条（（“书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括…电子数据交换…)等可以有形地表现所载内容的形式”）和《中华人民共和国电子签名法》第四条（“能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为符合法律、法规要求的书面形式”）。从以上两条来看，是否符合书面形式，不在于是“纸张”还是“电子”的载体形式，而在于是否能够有形地表现所载内容、随时调取查用。从先行者遇到的判例来看，形势也是乐观的。特别是去年京东电子合同仲裁胜诉判例更让我们看到了曙光。

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在过去的两年中很多企业已经将电子签章应用于劳动合同和协议的签署了，而且今年会有更多的企业跟随，劳动合同电子签署已然成为趋势。在我看来，这是典型的变革管理，症结不是法律效力，因为纸版合同也有其长期无法解决的死穴，如：身份确认困难，合同形成过程存在隐患等。问题的关键在于，企业有没有人愿意承担责任，驱动这一变革，启用这一新技术、新形式，并且领导这一变革的发生，在过程中缜密设计、充分沟通，对结果负责。

那么企业在实施劳动合同电子签的过程中要特别关注哪些问题？让我们分别从签署的法律效力和人力资源交付两个角度来谈：

从签署的法律效力来讲，我们要特别关注：

可靠的身份验证机制确保本人签署
引入可靠的电子签平台确保电子签名可靠
有环节设计体现是员工真实意愿的表达
可信的时间戳证明合同是在自用工之日起一个月内订立的
证据链条（含：身份认证、签署过程等）完整并有效保存
签章完成后推送给员工，方便其查阅